- Konu sahibi
- #1
Türkiye’de KVKK kapsamındaki bir iletişim formu için, form aracılığıyla yapılan veri işlemeyi açıklayan, veri sorumlusuna ve gerçek uygulamaya özgü bir aydınlatma metni hazırlayın. Metni kişisel veriler gönderilmeden önce formun yanında erişilebilir kılın. Kim olduğunuzu, verileri neden ve hangi hukuki sebeple topladığınızı, kimlere hangi amaçla aktarabileceğinizi ve kişinin haklarını belirtin. Aydınlatma yapmak, tek başına veri işlemek için hukuki dayanak oluşturmaz.
Önce formun hangi bilgileri topladığını ve gönderildikten sonra bunlara ne olduğunu çıkarın. Örneğin ad, e-posta adresi ve mesaj alınırken mesajın işletmenin e-posta hesabına veya müşteri yönetim sistemine iletilip iletilmediğini, hangi hizmet sağlayıcıların verilere erişebildiğini ve yurt dışına aktarım olup olmadığını belirleyin. İhtiyacınız olmayan alanları, özellikle de gereksiz hassas bilgileri istemeyin.
Ardından her işlem için amacı ve KVKK’da buna uygun işleme şartını ayrı ayrı değerlendirin. “Mesajı yanıtlamak” bir amaçtır; “Kanun’un 5. maddesindeki ilgili işleme şartı” ise hukuki sebebin belirlenmesini gerektirir. Her iletişim formunun otomatik olarak aynı hukuki sebebe dayandığını varsaymayın. Uygun şartı belirleyemiyorsanız metne rastgele bir madde yazmak yerine işlemin koşullarını hukuki değerlendirmeye alın.
Aktarım varsa alıcıyı veya alıcı grubunu ve aktarım amacını somut biçimde açıklayın. Örneğin bir e-posta hizmet sağlayıcısı mesajların iletilmesi veya barındırılması için veri alıyorsa metin bunu yansıtmalıdır. Yurt dışı hizmet kullanımı söz konusuysa yalnızca metinde belirtmekle yetinmeyin; aktarımın ayrıca KVKK’nın yurt dışına aktarım koşullarına uygunluğunu değerlendirin.
Aşağıdaki metin bir şablondur; köşeli alanları kendi işleyişinize göre doldurmadan yayımlamayın. Özellikle hukuki sebep ve alıcıları gerçek duruma göre belirleyin; olmayan aktarım veya faaliyetleri eklemeyin.
Veri sorumlusu işletmenin adı veya unvanı olarak iletişim formunda verdiğiniz ad, e-posta adresi, mesaj içeriği ve varsa diğer veri türleri bilgilerini, talebinizi değerlendirmek ve size yanıt vermek gibi gerçek ve belirli amaç amacıyla işleriz.
Verileriniz, internet sitemizdeki iletişim formu aracılığıyla elektronik ortamda toplanır. Bu işlem, 6698 sayılı Kanun’un somut işleme uygun madde ve işleme şartı hukuki sebebine dayanır.
Verileriniz gerçekte aktarım varsa alıcı veya alıcı grubu ile aktarım amacı amacıyla paylaşılır. Aktarım yapılmıyorsa gerçek duruma uygun açıklama yazın.
Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki haklarınız arasında kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme; eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini, Kanun’daki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme; münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize çıkan sonuca itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep etme bulunur. Başvurunuzu veri sorumlusunun uygun başvuru kanalı ve gerekli iletişim bilgileri üzerinden yapabilirsiniz.
Örneğin formdaki e-posta adresi yalnızca gelen soruyu yanıtlamak için kullanılıyor ve pazarlama listesine eklenmiyorsa, metin bu sınırlı amacı anlatmalıdır. Mesaj içeriğinin serbest metin olması, kullanıcıdan her türlü kişisel bilgiyi istemeyi veya bunları ilgisiz amaçlarla kullanmayı haklı çıkarmaz. Kullanıcıya mesajında gereksiz hassas bilgiler paylaşmamasını hatırlatmak da yararlı olabilir.
Aydınlatma, kişiye bilgi verilmesidir; açık rıza ise belirli bir işleme faaliyeti için ayrıca değerlendirilen bir hukuki şarttır. İşleme başka bir geçerli KVKK şartına dayanıyorsa sırf form bulunduğu için ayrıca açık rıza istemeyin. Açık rızaya dayanılan bir faaliyet varsa aydınlatmayı ve rıza alma işlemini ayrı düzenleyin; aydınlatma metnini “verilerimin işlenmesini kabul ediyorum” ifadesiyle birleştirmeyin.
Örneğin pazarlama amacıyla veri kullanımı iletişim talebini yanıtlamaktan farklı bir amaçtır. Bu amaç için uygun hukuki koşulları ve ticari ileti gönderimine ilişkin ayrı kuralları değerlendirin; pazarlama iznini iletişim formunu kullanmanın zorunlu şartı gibi sunmayın. Yalnızca “aydınlatma metnini okudum” şeklindeki bir işaretleme de pazarlama için açık rıza yerine geçmez.
Metni hazırlamadan önce formun işleyişini belirleyin
Önce formun hangi bilgileri topladığını ve gönderildikten sonra bunlara ne olduğunu çıkarın. Örneğin ad, e-posta adresi ve mesaj alınırken mesajın işletmenin e-posta hesabına veya müşteri yönetim sistemine iletilip iletilmediğini, hangi hizmet sağlayıcıların verilere erişebildiğini ve yurt dışına aktarım olup olmadığını belirleyin. İhtiyacınız olmayan alanları, özellikle de gereksiz hassas bilgileri istemeyin.
Ardından her işlem için amacı ve KVKK’da buna uygun işleme şartını ayrı ayrı değerlendirin. “Mesajı yanıtlamak” bir amaçtır; “Kanun’un 5. maddesindeki ilgili işleme şartı” ise hukuki sebebin belirlenmesini gerektirir. Her iletişim formunun otomatik olarak aynı hukuki sebebe dayandığını varsaymayın. Uygun şartı belirleyemiyorsanız metne rastgele bir madde yazmak yerine işlemin koşullarını hukuki değerlendirmeye alın.
Aktarım varsa alıcıyı veya alıcı grubunu ve aktarım amacını somut biçimde açıklayın. Örneğin bir e-posta hizmet sağlayıcısı mesajların iletilmesi veya barındırılması için veri alıyorsa metin bunu yansıtmalıdır. Yurt dışı hizmet kullanımı söz konusuysa yalnızca metinde belirtmekle yetinmeyin; aktarımın ayrıca KVKK’nın yurt dışına aktarım koşullarına uygunluğunu değerlendirin.
İletişim formu için örnek metin
Aşağıdaki metin bir şablondur; köşeli alanları kendi işleyişinize göre doldurmadan yayımlamayın. Özellikle hukuki sebep ve alıcıları gerçek duruma göre belirleyin; olmayan aktarım veya faaliyetleri eklemeyin.
Veri sorumlusu işletmenin adı veya unvanı olarak iletişim formunda verdiğiniz ad, e-posta adresi, mesaj içeriği ve varsa diğer veri türleri bilgilerini, talebinizi değerlendirmek ve size yanıt vermek gibi gerçek ve belirli amaç amacıyla işleriz.
Verileriniz, internet sitemizdeki iletişim formu aracılığıyla elektronik ortamda toplanır. Bu işlem, 6698 sayılı Kanun’un somut işleme uygun madde ve işleme şartı hukuki sebebine dayanır.
Verileriniz gerçekte aktarım varsa alıcı veya alıcı grubu ile aktarım amacı amacıyla paylaşılır. Aktarım yapılmıyorsa gerçek duruma uygun açıklama yazın.
Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki haklarınız arasında kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme; eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini, Kanun’daki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme; münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize çıkan sonuca itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep etme bulunur. Başvurunuzu veri sorumlusunun uygun başvuru kanalı ve gerekli iletişim bilgileri üzerinden yapabilirsiniz.
Örneğin formdaki e-posta adresi yalnızca gelen soruyu yanıtlamak için kullanılıyor ve pazarlama listesine eklenmiyorsa, metin bu sınırlı amacı anlatmalıdır. Mesaj içeriğinin serbest metin olması, kullanıcıdan her türlü kişisel bilgiyi istemeyi veya bunları ilgisiz amaçlarla kullanmayı haklı çıkarmaz. Kullanıcıya mesajında gereksiz hassas bilgiler paylaşmamasını hatırlatmak da yararlı olabilir.
Metni forma yerleştirin ve işlemi doğrulayın
- Form alanlarının veya gönderme düğmesinin yakınında veri sorumlusunun kimliğini ve iletişim talebinin hangi amaçla işlendiğini gösterin. Ayrıntılı aydınlatma metnini de aynı yerde kolay fark edilen, form gönderilmeden açılabilen bir bağlantıyla sunun veya metni doğrudan gösterin.
- Metni yayımladıktan sonra form sayfasını ziyaretçi olarak, mümkünse farklı ekran boyutlarında açın. Bağlantının doğru metne ulaştığını, metnin okunabildiğini ve gerçek form alanlarıyla veri akışını anlattığını kontrol edin.
- Aydınlatmanın sunulduğunu gösterebilmek için yayımlanan metnin sürümünü, yayın tarihini ve formda nasıl gösterildiğine ilişkin kayıtları saklayın. Test gönderimi yapacaksanız gerçek kişilerin hassas bilgileri yerine örnek veriler kullanın; mesajın beklenen hesaba ulaştığını ve başka bir sisteme beklenmedik biçimde aktarılmadığını doğrulayın.
Aydınlatma ile açık rızayı ayırın
Aydınlatma, kişiye bilgi verilmesidir; açık rıza ise belirli bir işleme faaliyeti için ayrıca değerlendirilen bir hukuki şarttır. İşleme başka bir geçerli KVKK şartına dayanıyorsa sırf form bulunduğu için ayrıca açık rıza istemeyin. Açık rızaya dayanılan bir faaliyet varsa aydınlatmayı ve rıza alma işlemini ayrı düzenleyin; aydınlatma metnini “verilerimin işlenmesini kabul ediyorum” ifadesiyle birleştirmeyin.
Örneğin pazarlama amacıyla veri kullanımı iletişim talebini yanıtlamaktan farklı bir amaçtır. Bu amaç için uygun hukuki koşulları ve ticari ileti gönderimine ilişkin ayrı kuralları değerlendirin; pazarlama iznini iletişim formunu kullanmanın zorunlu şartı gibi sunmayın. Yalnızca “aydınlatma metnini okudum” şeklindeki bir işaretleme de pazarlama için açık rıza yerine geçmez.
